Ist deine E-Rechnung gültig? Hier prüfen.
XRechnung oder ZUGFeRD hochladen — wir prüfen sie gegen die EN-16931-Regeln und sagen dir in klarem Deutsch, was fehlt und wie du es behebst.
Was geprüft wird
Drei Stufen, in dieser Reihenfolge. Jeder Fehler wird mit Regelnummer und Feld angezeigt, damit du oder dein Softwareanbieter ihn findet.
E-Rechnung: Was Werkstatt und Autohandel wissen müssen
Fristen, Formate und Ausnahmen für Rechnungen an Firmenkunden in Deutschland. Stand: Oktober 2026.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest Beträge, Steuersätze und Bankdaten direkt aus, ohne Abtippen. Entscheidend ist das Datenformat, nicht der Versandweg: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung.
- XRechnung (reine XML-Datei)
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1, Profil BASIC oder höher
- Andere Formate, wenn sie EN 16931 erfüllen und beide Seiten zustimmen
- Normales PDF, auch per E-Mail
- Papierrechnung, Scan oder Foto
- ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC WL
Fristen im Überblick
Empfangen müssen alle schon seit 2025. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen, die vom Umsatz abhängen.
- 1. Januar 2025Empfangspflicht für alleJedes Unternehmen im Inland muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
- 2025 und 2026JetztÜbergangszeit für allePapierrechnungen bleiben erlaubt, ein PDF per E-Mail mit Zustimmung des Kunden — für Leistungen aus 2025 und 2026, wenn die Rechnung bis 31.12.2026 ausgestellt wird. E-Rechnungen kannst du schon verschicken.
- 1. Januar 2027Pflicht ab 800.000 € VorjahresumsatzWer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss Firmenkunden im Inland E-Rechnungen schicken. Papier und einfache PDFs reichen dann nicht mehr. Nach dem Gesetzeswortlaut gilt das für jeden Betrieb auch bei Rechnungen, die er 2027 über Leistungen aus 2026 ausstellt.
- 1. Januar 2028Pflicht für alleAuch Betriebe bis 800.000 € Umsatz müssen dann E-Rechnungen ausstellen. Ältere EDI-Verfahren, die die Norm nicht erfüllen, sind ebenfalls nur bis Ende 2027 erlaubt.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind (B2B). Für Privatkunden ändert sich nichts.
- Firmenkunden mit Sitz in Deutschland
- Flotten, Leasinggesellschaften, Autovermietungen
- Fahrzeugverkauf an andere Händler
- Behörden und Kommunen (dort schon länger, als XRechnung)
- Privatkunden (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Ausstellen (empfangen müssen sie trotzdem)
- Kunden im Ausland
Was das im Werkstatt-Alltag heißt
Fünf typische Fälle, ab der Pflicht für deinen Betrieb.
- Keine PflichtPrivatkunde holt sein Auto nach der Inspektion abPDF oder Papier wie bisher.
- E-RechnungReparatur am Transporter eines MalerbetriebsFirmenkunde im Inland. ZUGFeRD ist das Übliche, der Kunde sieht trotzdem ein normales PDF.
- E-RechnungGebrauchtwagen an einen anderen Händler, differenzbesteuertAuch mit § 25a eine E-Rechnung: ohne ausgewiesene Umsatzsteuer, mit Pflichthinweis im XML.
- XRechnungÖlwechsel für den Fuhrpark der StadtverwaltungÖffentlicher Auftraggeber. XRechnung mit Leitweg-ID, eingereicht über das Portal der Behörde.
- Keine PflichtWischerblätter für 38 € an einen HandwerkerKleinbetragsrechnung bis 250 €. Papier oder PDF reicht.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die Norm. Welches du nimmst, hängt vom Empfänger ab.
Ein PDF/A-3, in dem die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, die Software liest das XML.
Eine reine XML-Datei nach dem deutschen Standard. Ohne Software sieht der Empfänger nur Code, deshalb liegt oft ein PDF zur Ansicht bei.
Empfangen und aufbewahren
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF gilt als „sonstige Rechnung", auch wenn es elektronisch verschickt wird. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format nach EN 16931. ZUGFeRD sieht aus wie ein PDF, enthält aber zusätzlich die Rechnungsdaten als XML und zählt deshalb.
Brauchen Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Rechnungen an Verbraucher sind von der Pflicht ausgenommen. Du kannst Privatkunden weiterhin ein PDF oder eine Papierrechnung geben.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie seit dem 1. Januar 2025 aber trotzdem.
Was gilt bei kleinen Beträgen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden, auch an Firmenkunden.
Funktioniert Differenzbesteuerung nach § 25a in der E-Rechnung?
Ja. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus und trägt den Pflichthinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung". Der Hinweis gehört auch in die XML-Daten, nicht nur ins PDF.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung, mit der Behörden eingehende Rechnungen der richtigen Stelle zuordnen. Bei XRechnungen an öffentliche Auftraggeber ist sie Pflicht. Du bekommst sie vom Auftraggeber, meist steht sie in der Bestellung.
Was passiert, wenn meine E-Rechnung Fehler hat?
Das hängt vom Fehler ab. Entspricht die Datei nicht dem Format der EN 16931, gilt sie nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung", und dein Kunde kann eine korrekte E-Rechnung verlangen. Verstöße gegen einzelne Geschäftsregeln wiegen weniger schwer; Behörden-Portale lehnen solche Rechnungen aber meist direkt ab. Mit dem Prüfwerkzeug oben findest du beides vor dem Versand.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Aufzubewahren ist die E-Rechnung im Originalformat, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck reicht nicht.
Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Grundlage: § 14 UStG und die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Für deinen Einzelfall frag dein Steuerbüro.
Mit VisCar entfällt das Prüfen.
VisCar erzeugt die E-Rechnung zu deinen Rechnungen automatisch und prüft sie technisch, bevor die Datei bereitsteht. Stornorechnungen sind derzeit noch ausgenommen. Klappt etwas nicht, zeigt VisCar es dir direkt an der Rechnung.
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