E-Rechnungen empfangen und richtig aufbewahren

Der Teilelieferant schickt seine Rechnung per E-Mail. Du öffnest sie, prüfst den Betrag und druckst sie fürs Büro aus. Bei einer E-Rechnung gehört noch ein Schritt dazu: Die elektronischen Rechnungsdaten müssen erhalten bleiben. Für einen kleinen Betrieb hilft ein fester Ablauf vom Posteingang bis zur Ablage.

Welche Datei du bekommen hast

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software verarbeiten kann. In der Regel muss das Format der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein einfaches PDF ohne solche Daten ist eine „sonstige Rechnung". Das ist eine Unterscheidung der Formate, kein pauschales Urteil über die Zulässigkeit der Rechnung. Ob der Lieferant schon eine E-Rechnung ausstellen muss, hängt unter anderem von den Übergangsregeln und Ausnahmen ab (§ 14 Abs. 1 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, BMF-FAQ, Fragen 2, 4 und 11).

Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach (BMF-FAQ, Fragen 8 und 12).

Bei einer XRechnung bekommst du eine strukturierte Datei im XML-Format. Ein Viewer stellt diese Daten lesbar dar. Bei ZUGFeRD sind die strukturierten Daten in ein PDF eingebettet. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Das Dokument sieht beim Öffnen wie eine gewöhnliche Rechnung aus. Weichen Bild und Daten voneinander ab, ist bei einer solchen hybriden E-Rechnung der strukturierte Teil maßgeblich. Deshalb lohnt sich auch hier ein Blick auf die ausgelesenen Daten (BMF-FAQ, Fragen 7 und 12a).

Originaldatei behalten und Ergänzungen zuordnen

Pflicht ist: Die strukturierten Rechnungsdaten müssen unverändert in dem Format erhalten bleiben, in dem du sie bekommen hast. Ein Ausdruck, ein Scan oder ein neu erzeugtes PDF ohne eingebettete Daten ersetzt die Datei deshalb nicht. Unsere praktische Empfehlung: Bewahre die erhaltene XML-Datei beziehungsweise das vollständige ZUGFeRD-PDF unverändert auf (BMF-FAQ, Frage 13; GoBD, Randziffern 119 und 131).

Für E-Rechnungen reicht nach den GoBD grundsätzlich der strukturierte Teil, wenn die übrigen Anforderungen erfüllt sind. Enthält der lesbare Teil zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Angaben, muss auch er erhalten bleiben. Dazu können Buchungsvermerke gehören. Das vollständige empfangene Dokument aufzubewahren, vermeidet im Alltag die unnötige Trennung dieser Bestandteile (BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, Änderung zu Randziffer 119).

Wann die E-Mail selbst wichtig ist

Steht in der Nachricht nur, dass die Rechnung im Anhang liegt, dient die E-Mail möglicherweise bloß als Transportmittel. Ohne weitere aufbewahrungspflichtige Informationen muss sie dann nicht zusätzlich aufbewahrt werden. Enthält sie dagegen geschäftlich relevante Angaben, kommt es auf deren Inhalt und Funktion an. Lösche Begleitnachrichten deshalb nicht pauschal, sobald der Anhang gespeichert ist (GoBD, Randziffer 121).

Wie lange die Rechnung erhalten bleiben muss

Für betriebliche Rechnungen gilt nach § 14b UStG grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (seit 2025; vorher zehn). Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom Oktober 2026 ist danach grundsätzlich bis zum Ablauf des 31. Dezember 2034 aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).

Das ist kein automatischer Löschtermin. Die Frist kann insbesondere dann noch nicht ablaufen, wenn Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist bedeutsam sind. Vor dem Aussortieren älterer Jahrgänge sollte deshalb geklärt sein, ob solche Gründe vorliegen (§ 147 Abs. 3 AO).

Was eine verlässliche Ablage leisten sollte

Rechnungen und andere Unterlagen musst du geordnet aufbewahren. Jeder Geschäftsvorfall muss sich später verfolgen lassen. Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen. Aufbewahrte elektronische Unterlagen müssen außerdem verfügbar, lesbar und im erforderlichen Umfang maschinell auswertbar bleiben (§ 145 Abs. 1 AO, § 146 Abs. 4 und 5 AO, § 147 Abs. 1 und 2 AO).

Ein gewöhnlicher Dateiordner erfüllt die GoBD-Anforderung an Unveränderbarkeit regelmäßig erst mit zusätzlichen Maßnahmen. Das BMF stellt zugleich klar: Allein die Speicherung einer E-Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Systems bedeutet umsatzsteuerlich regelmäßig noch keinen Verstoß gegen § 14b UStG. Das gilt aber nur für die Umsatzsteuer. Für deine Buchführung bleiben die GoBD maßgeblich. Eine bestimmte Software schreiben weder Gesetz noch GoBD vor. Zertifikate oder Testate eines Anbieters binden das Finanzamt aber nicht. Entscheidend bleibt dein Verfahren (GoBD, Randziffern 110 und 179 bis 181; BMF-FAQ, Frage 13).

Ein Ablauf für deinen Betrieb

• Eingang festlegen. Bestimme, wer Rechnungen aus dem Postfach oder Lieferantenportal übernimmt, auch bei Urlaub.
• Dateien vollständig sichern. Bewahre das empfangene Original auf und ordne zugehörige Anlagen zu.
• Inhalt prüfen. Vergleiche Lieferant, Teile, Mengen und Beträge mit deinem Auftrag. Kläre Widersprüche mit dem Lieferanten.
• Prüfung dokumentieren. Halte Freigabe und Rückfragen nachvollziehbar fest, ohne die empfangenen Rechnungsdaten zu überschreiben.
• Wiederfinden testen. Öffne gelegentlich eine ältere Rechnung aus der Ablage und prüfe, ob auch die Daten und Anlagen noch verfügbar sind. Stimme Ablage, Sicherung und Zugriff mit deinem Steuerbüro ab.

Für die technische Kontrolle kannst du zusätzlich ein Prüfwerkzeug verwenden. Ein erfolgreiches Prüfergebnis ersetzt aber weder den Vergleich mit der tatsächlichen Lieferung noch die Aufbewahrung. Mehr zu Formaten und Prüfmöglichkeiten findest du unter E-Rechnung prüfen.