Wenn der Kunde die Werkstattrechnung nicht bezahlt

Das Auto ist längst abgeholt. Ersatzteile und Löhne hast du schon bezahlt, nur der Kunde hat noch nicht überwiesen. Du brauchst jetzt einen klaren Ablauf: erst die Forderung prüfen, dann verständlich zur Zahlung auffordern und erst danach über weitere Schritte entscheiden. Drei Mahnungen sind dafür kein gesetzliches Pflichtprogramm.

1. Prüfe zuerst den offenen Betrag

Gleiche die Rechnung mit Auftrag und Zahlungseingängen ab. Wurden die abgerechneten Arbeiten beauftragt? Gab es eine Teilzahlung, eine Preisänderung oder eine andere Zahlungsvereinbarung? Prüfe auch den Empfänger: Wer das Auto vorbeigebracht hat, muss nicht dein Vertragspartner sein.

Eine Reparatur ist in der Regel ein Werkvertrag: Du veränderst das Auto des Kunden und schuldest dafür einen Erfolg (§ 631 Abs. 2 BGB). Die Vergütung wird grundsätzlich mit der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB). Abnahme heißt: Der Kunde nimmt das Auto entgegen und billigt deine Arbeit als im Wesentlichen vertragsgerecht. Das geht auch ohne Worte. In einem Werkstattfall hat der Bundesgerichtshof die Abholung des Autos zusammen mit dem Bezahlen der Rechnung als Abnahme gewertet (BGH, Urteil vom 7. Februar 2019 – VII ZR 63/18, Rn. 23). Sonst kommt es auf die Umstände an. Habt ihr eine spätere Zahlung vereinbart, gilt dieser Termin. Die Rechnung allein macht die Forderung nicht fällig.

Eine Reklamation gehört ebenfalls auf den Tisch: Besteht ein Anspruch auf Mängelbeseitigung, darf der Kunde einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten. Als Regelfall nennt das Gesetz das Doppelte der erforderlichen Beseitigungskosten. Eine offene Rechnung ist deshalb nicht automatisch ein Fall für die nächste Mahnstufe (§ 641 Abs. 3 BGB).

2. Mahne eindeutig und nachvollziehbar

Ist die Forderung fällig und offen, schreibe eine kurze, sachliche Zahlungsaufforderung. Sie sollte den Auftrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offenen Betrag und Bankverbindung nennen. Eine Rechnungskopie hilft, wenn das Original untergegangen ist. Dokumentiere auch, wie du die Nachricht übermittelt hast: Die Mahnung wirkt erst, wenn sie beim Kunden ankommt.

Das ist eine selbst formulierte Orientierung für diesen einfachen Fall. Als Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung zu zahlen; auf die Folgen des Verzugs musst du nicht hinweisen (BGH, Urteil vom 25. Oktober 2007 – III ZR 91/07, Rn. 11). Vor dem Versand ersetzt du sämtliche Angaben und prüfst noch einmal den Kontoeingang. Eine freundliche Ansprache und eine deutliche Zahlungsaufforderung passen zusammen.

3. Unterscheide Fälligkeit und Verzug

Fälligkeit bedeutet: Die Zahlung darf verlangt werden. Verzug eröffnet zusätzliche Ansprüche. Eine nach Fälligkeit zugehende Mahnung kann den Verzug auslösen; drei Schreiben sind nicht erforderlich. Eine Mahnung kann beispielsweise entbehrlich sein, wenn ein Zahlungstermin wirksam nach dem Kalender bestimmt wurde. Vereinbare Zahlungsziele deshalb möglichst schon beim Auftrag. Ein Datum, das du erst in die Rechnung schreibst, reicht dafür nicht: Der Bundesgerichtshof verlangt eine Vereinbarung, ein Gesetz oder ein Urteil. Fehlt eine solche Vereinbarung, mahne nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 und 2 BGB; BGH III ZR 91/07, Rn. 7 und 11).

Die 30-Tage-Regel knüpft an Fälligkeit und Rechnungszugang an. Gegenüber Verbrauchern greift dieser automatische Verzug nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist. Das Rechnungsdatum startet die Uhr also nicht; es zählt, wann die Rechnung beim Kunden ankommt. Bei Kunden, die keine Verbraucher sind, gilt zusätzlich: Ist der Zeitpunkt des Rechnungszugangs unsicher, tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Leistung ein — in der Werkstatt meist ab dem Tag, an dem das reparierte Auto abgeholt wird. Kein Verzug tritt ein, solange der Kunde die Verzögerung nicht zu vertreten hat. Fehlendes Geld entlastet ihn dabei nicht: Für seine Zahlungsfähigkeit muss jeder einstehen (§ 286 Abs. 3 und 4 BGB; BGH, Urteil vom 4. Februar 2015 – VIII ZR 175/14, Rn. 18).

4. Berechne Zinsen und Kosten mit der richtigen Grundlage

Bei einer privaten Reparatur gelten im Verzug grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr. Bei einer Entgeltforderung aus einem Geschäft ohne Verbraucherbeteiligung sind es neun Prozentpunkte. Entscheidend ist der Zweck des konkreten Auftrags: Auch ein Selbstständiger kann für seinen überwiegend privat genutzten Wagen als Verbraucher handeln (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB, § 13 BGB).

Der Basiszinssatz kann sich zum 1. Januar und 1. Juli ändern. Rechne jeden Zeitraum mit dem Satz, der damals galt, und berücksichtige Teilzahlungen ab dem Tag ihres Eingangs. Die Werte veröffentlicht die Deutsche Bundesbank (§ 247 BGB).

Die 40-Euro-Pauschale gibt es bei Verzug mit einer Entgeltforderung nur gegenüber einem Schuldner, der kein Verbraucher ist. Sie ist keine Gebühr für jede weitere Mahnung. Außerdem wird sie auf geschuldeten Schadensersatz für Rechtsverfolgungskosten angerechnet. Bei unserer Privatkundin scheidet sie aus (§ 288 Abs. 5 BGB).

Setze weitere Mahnkosten nicht frei nach Ärger oder Zeitaufwand fest. Sie brauchen eine eigene Anspruchsgrundlage. Die Kosten des Schreibens, das den Verzug erst auslöst, bekommst du nicht als Verzugsschaden ersetzt, denn sie entstehen vor dem Verzug. So hat der Bundesgerichtshof für die Anwaltskosten eines solchen ersten Mahnschreibens entschieden (§ 280 Abs. 1 und 2 BGB; BGH III ZR 91/07, Rn. 6).

5. Entscheide bewusst über den nächsten Schritt

Bleibt die Zahlung aus, bündle Auftrag, Rechnung, Abnahme, Nachrichten und Zahlungseingänge. Bei einer bestrittenen Reparatur oder unklaren Beauftragung ist eine rechtliche Prüfung sinnvoll, bevor zusätzliche Kosten entstehen.

Für Geldforderungen kommt ein gerichtliches Mahnverfahren in Betracht. Der Mahnbescheid sagt ausdrücklich, dass das Gericht nicht geprüft hat, ob dir die Forderung zusteht. Widerspricht der Kunde nicht rechtzeitig, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Er ist ein Vollstreckungstitel; eine Rechnung allein ist das nicht (§ 688 Abs. 1 ZPO, § 692 Abs. 1 Nr. 2 ZPO, § 699 Abs. 1 ZPO, § 794 Abs. 1 Nr. 4 ZPO).

Die Mahngerichte der Länder erklären den Verfahrensablauf. Prüfe vor einer Einleitung Aufwand, Kosten und mögliche Einwendungen. Weitere Schreiben allein lösen einen sachlichen Streit über den Reparaturauftrag nicht.